protw / finplan

Generation of the financial plan for the grant project - apps and description

Фінансовий план грантового проєкту

Безболісне управління грантовим проєктом вимагає чіткого фінансового помісячного планування індивідуальних виплат і витрат за кожною окремою статтею бюджету.

Зображення згенеровано з допомогою веб-сервіса piscart.com

Зміст

• Призначення застосунку
• Опис вхідних даних
  • Task schedule - календарний план
  • Task types - тип завдань
  • Team - список виконавців
  • Budget - бюджет проєкту
  • Parameters - важливі параметри проєкту
• Опис результатів
• Бонус: Гугл Календар проєктних подій
• Запуск застосунку
• Посилання

Призначення застосунку

Власне цю роботу зі створення фінансового помісячного плану індивідуальних виплат і витрат за кожною окремою статтею бюджету виконує цей застосунок. А саме, з календарного плану робіт з розподілом участі виконавців та з врахуванням індивідуальних ставок застосунок розраховує і генерує:

• Загальний сумарний розподіл індивідуальних трудовитрат і виплат
• Щомісячні індивідуальні виплати виконавцям впродовж всього проєкту
• Щомісячні індивідуальні трудові витрати виконавців у люд*днях впродовж всього проєкту
• Щомісячні витрати за окремими основними статтями бюджету впродовж всього проєкту
• У якості бонусу застосунок генерує таблицю дат подій для імпорту до Гугл Календаря

Опис вхідних даних

Вхідні дані формуються у вигляді Ексель-файлу і описані на прикладі уявного проєкту. Приклад файлу вхідних даних Task schedule (template).xlsx розташований у субфолдері ./data/.

Файл вхідних даних містить п’ять таблиць (аркушів):

• Task schedule - календарний план завдань з розподілом участі виконавців
• Task types - тип завдань за характером нарахування витрат: пропорційне (prop) і готівка (cache)
• Team - список виконавців із встановленими ставками у проєкті
• Budget - постатейний бюджет проєкту
• Parameters - важливі параметри проєкту

Task schedule - календарний план

Таблиця календарного плану складається з таких груп полів:

Група індексації включає такі колонки:

• Tsk idx - внутрішній індекс завдання,
• WP - робочий пакет, до якого відноситься завдання,
• Cat - категорія завдання (див. таблицю Task types),
• Level - рівень завдання в ієрархії,
• Task/Deliv # - номер завдання в проєкті

Значення у стовпчику Cat вводяться через спадний список (що прив'язаний до однойменного стовпчика з таблиці Task types) для уникнення введення помилкових значень. Також необхідно уважно слідкувати за відповідністю значень у стовпчику Cat типу завдання, що вводите (prop або cache).

Група стовпчиків (часового) графіку робіт включає:

• DateStart - дата початку завдання
• DateEnd - дата завершення завдання
• Duration - кількість роб днів (тут закладена формула в таблиці, отже нічого поправляти не потрібно, тим більше, що застосунок не бере це поле до уваги і обчислює кількість робочих днів самостійно)

⚠️ Під час введення нових завдань залишайте (або копіюйте) формулу в стовпчику Duration. Це важливо для контролю правильності введених дат, а також уникнення помилок (дати можуть бути введені з помилкою і застосунок обов'язково спотикнеться об них).

Стовпчик Cache зазначає конкретну суму коштів на виконання завдання (типу cache) (див. таблицю Task types).

Група індивідуальних внесків складається зі стовпчиків з короткими іменами (Nick) виконавців. Кожному з виконавців конкретного завдання призначається участь у виконанні цього завдання у відносних величинах від 0 до 100, що означає пропорційну частку робочих днів (зв стовпчика Duration) на це завдання, яку витрачає цей виконавець.

⚠️Застосунок враховує всю сукупність внесків від всіх виконавців для всіх завдань і перенормовує їх таким чином, щоб сума нарахувань на оплату праці складала в точності статті бюджету Personnel costs (див. таблицю Budget)

ℹ️ В цій групі кількість колонок користувачів можна зменшувати / збільшувати за умов, що: 1) короткі імена користувачів і їхня кількість точно збігаються з їхніми іменами зі стовпчика Nick в таблиці Team, 2) короткі імена мають бути унікальними між собою, а також з назвами інших стовпчиків всіх інших таблиць файлу вхідних даних.

Стовпчик Description of task містить назву завдання.

Task types - тип завдань

Ця таблиця містить формалізований опис типів завдань за характером нарахування витрат: пропорційне (prop) і готівкою (cache). Значення зі стовпчика Cat ви використовуєте у для позначення типу завдання у календарному плані (Task schedule) у відповідному полі Cat.

Ви можете експериментувати і вводити нові унікальні типи завдань з єдиною умовою — у колонці Type можна вписувати лише одне з двох значень: prop або cache.

Team - список виконавців

Список виконавців не потребує багато пояснень. Всі поля самоочевидні.

Лише деякі коментарі:

• стовпчик Nick використовується також у таблиці Task schedule, отже потрібна повна відповідність цих імен там і тут;
• серед ставок за годину, за роб. день і за місяць основою є перша — решта пов’язані простими формулами; окрім того, краще не базуватись на місячну ставку через відмінність кількості робочих днів у кожному місяці; натомість варто будувати власні розрахунки на погодинній або денній ставці;
• у таблиці можна збільшувати зменшувати кількість рядків.

Budget - бюджет проєкту

В таблиці бюджету фіксовано використовується Personnel costs і його значення. Таблиця важлива ще для збалансування ваших планових витрат, тобто фінансові щомісячні (щоквартальні, щорічні) показники витрат сумарно мають збігтися з повним бюджетом. Але це ваша ручна робота. І це правильно - не довіряйте будь-кому (або будь-чому) розподіляти ваші кошти за вас, інакше вас немає.

Parameters - важливі параметри проєкту

Таблиця важливих параметрів проєкту не потребує пояснень, наприклад:

• Working hour / day – 8 (кількість робочих годин у дні)
• Working day / month – 22 (номінальна кількість робочих днів у місяці)
• Start date – 01.01.2023 (дата початку проєкту)
• End date – 01.01.2027 (дата завершення проєкту)
• Overhead – 25% (відсоток накладних від суми всіх прямих витрат)
• Project acronym — ZSUV (акронім проєкту)

В таблиці можна правити лише значення у правій колонці Value.

WP-PM - розподіл трудовитрат по робочих пакетах

У європейських проєктах зазвичай контролюються трудовитрати у робочих пакетах як в цілому за проєкт, так і для кожного партнера-учасника:

• wp – скорочене позначення робочого пакету, мають відповідати позначенням з таблиці Task schedule в колонці WP
• pm – загальні трудовитрати у робочому пекеті в люд*міс

Опис результатів

Результат роботи застосунку зберігається у новому ексель-файлі, в імені якого до імені вхідного файлу додається суфікс _finplan. Тобто вихідний файл розташований біля вхідного, де б останній не був. В якості тестового прикладу у субфолдері ./data/ репозитарію є приклад файлу вхідних даних Task schedule (template).xlsx і поруч з ним фінплан, згенерований цим застосунком, Task schedule (template)_finplan.xlsx.

ℹ️ Приклад файлу вхідних даних Task schedule (template).xlsx можна використовувати в якості шаблону.

Вихідний файл містить п’ять таблиць:

• Personal contribution – загальний сумарний розподіл індивідуальних трудовитрат і виплат;
• Monthly pers payment, Euro – щомісячні індивідуальні виплати виконавцям впродовж всього проєкту;
• Tabel, pers-day – щомісячні індивідуальні трудові витрати виконавців у людино*днях впродовж всього проєкту;
• All monthly payments – щомісячні витрати за окремими основними статтями бюджету впродовж всього проєкту;
• Google calendar - календар початку і завершення завдань для імпорту до Гугл Календаря.

ℹ️ Документ згенерований застосунком і, тому, охайно не сформатований. Отже форматування треба зробити власноруч. Особливо важливо згрупувати стовпчики по кварталах і роках (в Екселі це робиться з допомогою Дані / Групувати) - таким чином ви зможете зручно переглядати квартальні та річні зведення. В якості прикладу в субфолдері ./data/ репозитарію розміщений належним чином сформатований вручну фінансовий план Task schedule (template)_finplan_formatted.xlsx.

Бонус: Гугл Календар проєктних подій

Окремий Гугл Календар проєктних подій дуже корисна штука, особливо якщо цей календар поширити на членів команди. Назва кожної календарної події містить скорочену назву (акронім) проєкту, номер завдання і зазначення, що то є початок або завершення завдання. В описі розміщена повна назва завдання і перелік скорочених імен виконавців.

Перед імпортом до Гугл Календаря потрібно експортувати таблицю Google calendar з результуючого фінплану у вигляді CSV-файлу. Потім цей CSV-файл можна імпортувати до Гугл Календаря. Ця процедура простою мовою і докладно описана у відео.

Приклад такого календаря, готового до імпорту, представлений тут же у репозитарії ./data/Task schedule (template)_calendar.csv.

Імпортований гугл календар має сенс поширити на членів команди через налаштування на доступ у самому календарі.

Запуск застосунку

Застосунок, що генерує всі ці корисні штуки, розроблений на базі Python. Основна програма для запуску застосунку — fin_plan.py.

Для запуску застосунку необхідно мати встановлений на комп’ютері Python.

Потрібно також скачати репозитарій застосунку з github і розгорнути його в окремому фолдері.

Запуск здійснюється з командного рядка наступним чином:

> python <path/>fin_plan.py <path/data_file>.xlsx

Результат роботи застосунку зберігається у новому ексель-файлі, в імені якого до імені вхідного файлу додається суфікс _finplan:

<path/data_file>_finplan.xlsx

ℹ️ Лайф-гак (life-hack) як зручніше запустити застосунок у Віндовс.

Відкрийте три наступних вікна:

1. термінал командного рядка cmd;
2. файловий провідник з відкритим фолдером застосунку finplan;
3. файловий провідник з відкритим фолдером, де розташований Ексель-файл вхідних даних вашого проєкту.

У вікні (1) набираєте python і пробіл. З вікна (2) застосунку тягнете файл fin_plan.py у вікно (1), додаєте пробіл в останньому. Потім тягнете з вікна (3) ексель-файл вхідних даних до того ж вікна (1). Нарешті натискаєте .Чекаєте безпомилкового завершення виконання застосунку. Дивитесь на результат у вікні (3).

Посилання

Код застосунку з прикладом вхідних даних і результатів розташований у репозитарії github.

Ключові слова: Finance, Project Management, Planning, Python