thomas-louvigne / no-more-email

Quelques Règles pour les emails

TL;DR

Ceci est un petit message pour vous inciter à trouver d’autres moyens que l’email pour communiquer

N’écrivez plus de email

• Nous avons trop de mail dans notre boite mail
• C’est une technologie des années 90 dépassé, non sécurisé a l’ergonomie lourde
• Si vous voulez caler une date dans un agenda, utilisez google agenda/outlook
• Si vous avez besoin d’un réponse en moins d’une journée envoyez un message instantané (slack, hangout, whatsapp ou téléphonnez à la personne…)
• Si vous avez besoin de débattre, faites une réunion
• Si vous avez besoin de réfléchir en groupe, faites une réunion
• Si vous avez besoin de présenter un projet, faites un powerpoint et faites une réunion
• Si vous avez besoin est d’informer des gens régulièrement, faites un blog

Infliger de l’information a des gens qui ne l’ont pas demandé s’appel du SPAM

Même dans l’entreprise

Écrivez uniquement aux personnes qui doivent vous répondre

Si vous n’attendez pas de réponses, c’est que c’est une information qui pourrait passer par un autre canal comme un blog privé

Ne traiter que d’un seul sujet par email

Si vous avez plusieurs choses à dire à une personne, faites plusieurs emails

5 lignes maximum dans le mail

Si cela fait plus de 5 ligne, appelez la personne ou faites une réunion

Soyez simple et clair dans votre expression :

• Utilisez des tiret pour gagner en clarté
• Oubliez les phrases longues, la poésie et la politesse convenue

Soyez bref dans vos signatures automatique

• Rtirez les images
• Retirez l’intitulé de votre poste dans l’entreprise
• Votre nom d’entreprise est déjà dans votre adresse email ( @maCompagnie.com )
• Au final, une signature, c’est juste un nom
• Bonus : vous pouvez expliciter comment vous souhaitez qu’on vous réponde. Exemple : VSRE https://vsre.info/index_fr.html

Mettez un titre de mail explicite

Le corps du mail sert seulement a préciser ce titre

N’envoyez pas de pièce jointe

• Envoyez un lien vers le drive où se trouve votre document (dropbox, google drive, Microsoft One)
• Ne mettez pas d’images dans vos mails
• N’envoyez plus de PDF, faites des blogs. (Les PDF n’ont d’intéret que pour l’impression)

Si c’est long et pénible à écrire. Imaginez la réponse.

Bloquez les emails vous ne désirez plus recevoir

• Si vous ne voulez pas voir de publicité, désabonnez vous tout de suite. Puis bloquez l’expéditeur
• Si c’est un collegue ou un proche qui vous envoie trop de emails que vous ne désirez pas, prévenez le et bloquez le si il continue

Inspirations :

• 5 sentences http://www.five.sentenc.es/
• VSRE https://vsre.info/index_fr.html