mrManner / Google-Scoutnet-synk

Synkronisering av användarkonton och google-grupper från Scoutnet

Google-Scoutnet-synkronisering

Du kan med dessa program göra följande

1. Synkronisera Google-användarkonton hos kåren med personer från Scoutnet.
2. Synkronisera google-grupper med e-postlistor i Scoutnet för att använda som e-postlistor samt för behörighetskontroller. Alltså t.ex. att spårarledare ges behörighet till en Delad enhet på Google drive för Spårare.
3. Synkronisera medlemslistor enligt dina urval från Scoutnet samt skicka ut personliga e-brev enligt dina inställningar till medlemmar.

• Denna lösning använder Google Apps Script.

• Vid problem, fel, frågor eller tips på förbättringar eller fler funktioner som du saknar; lägg ett ärende under Issues eller mejla [e-mail].

• I bland kommer det ny funktionalitet, så håll utkik på en ny version genom att trycka på knappen Watch uppe till höger på sidan för att kunna bli notifierad vid en ny version.

• Du kan ladda ner den senaste versionen här och där kan du också se vilken funktionalitet som är ny i respektive version. Läs filen README.md för instruktion om installation och funktionalitet.

Dokumentation - läs mer här

Inställningar

1. Logga in till Adminkonsolen med ditt adminkonto.
2. Under Säkerhet/API-referens tryck på kryssrutan för att Aktivera API-åtkomst.
3. I Adminkonsolen under Organisationsenheter skapar du en underorganisation till kåren som heter Scoutnet. Läs hur här
4. I Adminkonsolen ställer du in under Appar/Google Workspace vilka tjänster som ska vara tillgängliga för olika organisationsenheter. Om du trycker på Scoutnet i organisationsstrukturen till vänster kan du sätta på/stänga av de tjänster som ska vara tillgängliga för just de användare som ska synkroniseras. Tänk på att det är lättare att ha mycket avstängt och sen sätta på tjänster vid behov än tvärt om.
   • Om du går in på Kataloginställningar kan du ställa in om användare ska få anpassa sina namn mm. Det går också att aktivera kontaktdelning inom kåren vilket kan underlätta kommunikationen internt.
   • Det går också att sätta på och stänga av inställningar under Appar/Ytterligare tjänster från Google. Om ni har stängt av det tidigare behöver Google Cloud Platform aktiveras för den användare som ska köra dessa program.
5. Besök följande mall inloggad med ditt adminkonto.
6. Skapa en egen kopia av kalkylarket genom att trycka på Arkiv-->Kopiera och placera den på lämpligt ställe.
7. Du hittar konfigurationsfilen Konfiguration.gs i menyn i kalkylarket under Verktyg-->Skriptredigerare.
8. Gör inställningar enligt följande för respektive skript för att sätta upp dem. Användare, Grupper, Medlemslistor
9. Kör programmen genom att öppna filen Start_funktioner.gs och kör önskad funktion för att se att de olika skripten fungerar som de ska. Du kan också göra inställningar att t.ex enbart vissa rader grupper eller medlemslistor synkroniseras vid olika tillfällen. För standardfunktioner kör du dom enklast via kalkylarket under övre menyn under Scoutnet.
10. Du kan nu tidinställa hur ofta som programmen ska köra/synkronisera genom att trycka på klocksymbolen i menyn till vänster i kodläget och ställa in synkroniseringar för olika funktioner och skript.

    • Tänk på att inte köra synkroniseringen för ofta då det finns maxbegränsningar hos Google per dag för olika operationer. Det rekommenderas också att ställa in enskilda synkroniseringar för de olika skripten då de annars kan ta för lång tid på sig och då kanske inte lyckas synkronisera klart. Det bör räcka med att synkronisera användare en gång per dygn och samma för grupper och medlemslistor; förslagsvis under natten.

    • Om körningen för grupper trots allt tar för lång tid finns i Start_funktioner.gs funktionerna GrupperVissaRader1 osv. som du kan ställa in att enbart vissa rader i kalkylarket ska synkroniseras.

    • Det finns också funktioner i Start_funktioner.gs för att enbart synkronisera vissa medlemslistor, enbart skicka e-brev mm om man vill dela upp saker.

11. För att komma ihåg vilken version av programmet du har kan du t.ex anteckna det i filen Konfiguration.gs på något sätt eller namnge kalkylarket efter det.