Çalıştığım projelerde, kurumlarda en fazla zaman harcadığım işlerin başında toplantılar geliyordu. Çevrenizde kime sorsanız toplantıların veriminden şikayetçi olur; bu nedenle gereksiz, boşa zaman harcanan, bununla birlikte olmazsa olmazlardan da görülür. Özellikle yazılım sektöründe çalışan "yazılım mühendisleri" bu konudan daha da şikayetçiler. Bıraksınlar kodumu yazayım modundadır.
Edindiğim tecrübelere göre toplantı verimliliğini düşüren belli başlı problemler, sadece bir toplantı tutanağı ile bile çözülebilecek nitelikteydi. Ben de buna uygun, zamanla geliştirdiğim bir toplantı tutanağı oluşturdum ve yönetici, personel olarak yer aldığım tüm projelerde uyguladım, verimli olduğunu bizzat müşahade ettim. Çevremde gözlediğim ise bu tutanağa uygulanmasına yönelik ayak diremeydi. Çünkü kişileri daha toplantı olmadan bir çok şeye hazırlamaya zorluyordu. Bu durumda alışkanlıklara ters geliyordu.
- Genelde toplantının konusu bilinmez. Bu nedenle toplantıya katılacaklar nereye gittiklerini bile bilmezler. Bazen toplantı yapılmaya başlanınca konun kendileriyle hiçte alakası olmadığını farkederler.
- Toplantı saati hep problem olur. Özellikle kalabalık gruplarla yapılan toplantılarda sürekli geç kalanlar olur.
- Toplantı yerine ulaşım, bina içinde toplantı odasını bulma hep sorundur. Geç kalma hikayelerinin başında gelir.
- Toplantı da olması gereken, kilit personel bazı durumlarda toplantıda olmaz. Toplantının ortasında çağıralım denir. Bulunamaz, konu dağılır.
- Toplantı öncesi gündem belli değildir. Katılımcılar ne konuşulacağı hakkında fikir sahibi değildir, doğal olarak hazırlıklı da değildirler. Gündem açılınca hazırlıksız gelindiği fark edilir, işi bazı bölümleri diğer toplantıya bırakılır.
- Alınan kararlar için kişi bazında sorumlu belirlenmez. Bu yapılacak denir. Son günü belli olmayan, sorumlusu belli olmayan iş tanımları ortada dolaşır. Yapılacağı kayıt altına alınır. Unutulur, sonra hatırlanır. Neden bitmedi! Herkes birbirine bakar. Tekrar konuşulur, sorumlu atanır. İş bir türlü bitmez.
- Gelecek toplantı saati ve yeri ortak kararlaştırılmaz. Bu nedenle genelde ilk madde de bahsettiğim gibi, toplantı saati uygunluğu için gereğeinden fazla zaman harcanır.
- Toplantı başında ek gündem kaydedilmediği için toplantı beklenen zamanda bitmez. Araya gereksiz gündemler girer. Genelde en fazla zamanda bu ek gündemler üzerine harcanır.
- Toplantıda yapılacak sunumlar önceden paylaşılmadığından, konu üzerine anlık akıl yürütmeler üzerinden gidilir.
- Toplantı metni, toplantıya katılamayanlarla paylaşılmadığı için, sonraki toplantı da kopmalar, tekrarlar olur.
- Belli bir yerde kayıt altına alınmadığı içinde daha sonra proje dahil olanlar tarafından konuşulan konular, süreçler, iş akışları muamma olarak kalır.
Önerilen toplantı taslağındaki özelliklerin belli kısımları, tamamı, fazladan bazı özelliklerle genelde kurumsal yerlerde sıkça kullanılıyor. Bununla birlikte aşağıda bahsedeceğim kısımların sıkı bir şekilde uygulanmasıyla, toplantı için verimliliğin artacağı düşüncesindeyim.
- Bir sonraki toplantının yeri ve saati, toplantı esnasında tüm katılımcıların olduğu ortamda kararlaştırılmalı. Böylece toplantı zamanı daha hızlı bir şekilde kararlaştırılacak olup, ilerleyen dönemlerde bununla ilgili gereksiz zaman harcanmayacaktır.
- Toplantı yeri ile ilgili hem dış ortam hemde bina içi kroki paylaşımı toplantı yeri arama gibi gereksiz zaman kaybını ortadan kaldıracaktır.
- Toplantının gündem maddeleri toplantı öncesi belirlenip, katılımcılarla paylaşılmalıdır. Böylece katılımcılar toplantıya hazırlılklı gelerek verim artılabilecektir. İlgili kişiler katılımcı grubuna eklenebilecek, ilgisiz kişiler toplantıya katılmama kararı alabilecektir.
- Gündem maddeleri üzerinden toplantının muhtemel süresi belirlenmelidir ki, katılımcılar bu duruma göre planlama yapabilmedir. En sık yaşadığımız şey. Toplantının tam ortasında en kilit personelden birinin "...benim başka bir toplantım daha var, bunun bu kadar uzayacağını bilmiyordum. Çıkmam lazım." diyerek ayrılması üzerine toplantının yarıda bitirilmek zorunda kalınmasıdır. Bu durumla çok sık karşılaştığımı belirtebilirim.
- Görüşülen gündem maddelerinin her biri için sorumlu ve gerçekci zaman ataması yapılmalıdır. Belkide en kilit noktalardan birisi bu. Toplantı bittiğinde herkes elindeki işi ve miadını (ing:deadline) biliyor olmalıdır.
- Toplantının başında ek gündem maddeleri belirlenmeli, toplantının zamanında bitirilmesi adına gündem dışına çıkılmamalıdır. Katılımcıların herbirinin o gün için tek işi o toplantı olmayabilir.
- Toplantı tutanağı toplantıya katılan, katılamayan, gelecek toplantı için katılması planlanan, görev sorumluluk verilen herkesle paylaşılmalıdır.
- Toplantı tutanakları ortak, kolay ulaşılabilir, güvenilir bir ortamdan kayıt altına alınmalıdır. Daha sonra ulaşılmak istendiğinde dosyalar, klasörler, eski personellerin atıl dosyaları arasında tutanak arayarak zaman kaybedilmemelidir.
- Çok ortaklı projelerde tutanaklar aslında, birer küçük sözleşme metinlerindir. Bu sayede proje gidişatının aksayan tarafları kolayca tespit edilebilmektedir.