AsylDB

Eine Datenbank zur Fähigkeitsförderung von Flüchtlingen im Landkreis Kassel.

Inhaltsverzeichnis

Einleitung
Funktionalität
Code
Wartung
Zukunft

Einleitung

Die AsylDB entstand zum größten Teil im Rahmen eines Bundesfreiwilligendienstes beim Landkreis Kassel. Sie soll die Informationsbrücke zwischen dem Landkreis Kassel und dem Jobcenter bilden. Ohne deren Existenz würden für die Vermittlung hilfreiche Informationen über die Fähigkeiten von Asylbewerbern beim Zuständigkeitswechsel verloren gehen.

Die Initiative für dieses Projekt setzte Ehrenamtskoordinator Wolfgang Engelmohr, der auch einen ersten Prototypen bereitstellte. Innerhalb von acht Monaten (01/17 - 08/17) arbeitete Jonas Thelemann diese Grundidee bis hin zu einer sehr umfangreichen Form mit überaus zahlreichen Funktionen aus. Für den weiteren Support steht Peter Brockmann zur Verfügung. Der nächste Bundesfreiwilligendienstler Luca Reining wird die Datensätze pflegen.

Funktionalität

Im Hauptmenü der AsylDB stehen drei Bereiche zur Auswahl:

Daten
Blankoformulare
Statistikformulare

Daten

In der Daten-Ansicht stehen alle Möglichkeiten zur Datensatzpflege bereit. In der Kopfzeile befinden sich mehrere Elemente:

Bereich
- Ein Button zur Navigation zurück ins Hauptmenü
Bereich
- Die ID des aktuellen Datensatzes
Bereich
- Ein Button für den Import eines neuen Datensatzes aus einer Excel-Quellliste
- Ein Button zum Speichern der aktuellen Änderungen
- Ein Button zum Druck des aktuellen Datensatzes
Bereich
- Mehrere Buttons zur Datensatznavigation:
  - Zum ersten Datensatz
  - Zum vorherigen Datensatz
  - Zum nächsten Datensatz
  - Zum letzten Datensatz
Bereich
- Mehrere Dropdowns zur Datensatznavigation:
  - Zum Aktenzeichen
  - Zum Fallnamen
  - Zum Vornamen
  - Zum Nachnamen

Darunter befindet sich eine Zeile mit den Hauptdaten zu einer Person.

Zuletzt existiert ein Registersteuerelement, über das in verschiedenen Kategorien individuelle Daten zur jeweiligen Person eingetragen werden können. Unter allen Kategorien, die bearbeitet werden können, können jeweils Notizen und Anlagen hinterlegt werden.

Stammdaten

Hier werden nur die Daten angezeigt, die über die Excel-Importfunktion eingelesen worden sind. Sie können nicht geändert werden.
- Persönliches
  - Geburtsdatum
  - Alter
  - Geschlecht
- Herkunft
  - Staatsangehörigkeit
- Familiäre Situation
  - Familienstand
- Status
  - Bezeichnung
  - Personenkreisnummer
  - Stellenbezeichnung
- Adresse
  - Unterkunft
  - Ort
  - Adresstyp
Sozialer Hintergrund

Hier sind private Daten, wie etwa Kontaktdaten, zu finden.
- Persönliches
  - Bild
  - Telefon
  - E-Mail-Adresse
- Soziale Situation
  - Familienangehörige in Deutschland
- Unterkunft
  - Aufnahme in GU
Qualifikationsprofil

Hier werden schulische und berufliche Tätigkeiten sowie Ziele erfasst.
- Bisheriger Bildungsweg
  - Ausland
    - ISCED-2011-Level ↑
    - Schuljahre
    - Studienfach
    - Studienjahre
    - Berufsausbildung
    - Weiterbildung
  - Inland
    - Schulabschluss
    - Schuljahre
    - Studienfach
    - Studienjahre
    - Berufsausbildung
    - Weiterbildung
- Berufserfahrung
  - Tätigkeiten
- Berufliche Zukunftsvorstellungen
  - Berufswunsch
  - Berufsziel
  - Berufsplanung
Sprachkenntnisse

Hier können die sprachlichen Fähigkeiten und deren Ausbau in Kursen festgehalten werden.
- Aktueller Sprachkenntnisstand
  - Muttersprache
  - Sprachkenntnisse
- Sprachkenntniserwerb
  - Integrationskurs
    - Stufe
    - Träger
    - Beginn
    - Ende
  - Ehrenamtliche Sprachkurse
    - Kursart
    - Sprachniveau
    - Veranstalter
    - Ort
    - Zeit
    - Umfang
    - Beginn
    - Ende
  - Weitere Deutschkurse
    - Titel
    - Träger
    - Stufe
    - Beginn
    - Ende
Gesundheit

Hier befinden sich Eingabemöglichkeiten zu gesundheitlichen Beschwerdeinformationen, die die (Leistungs-)Vermittelbarkeit einschränken können.
- Basisinformationen
  - Einschränkungen
  - Beschwerden
  - Behandelnder Arzt
- Soziale Integrationsleistungen
  - Leistungen
- Aufenthalte
  - Stationäre Aufenthalte
- Medizinische Maßnahmen
  - Maßnahmen
- Persönliche Eingenschaften
  - Terminfähig
  - Integrationsangebote realisierbar
  - Vermittlungshemmnisse
Aufenthaltsstatus

Hier werden Daten zur Anerkennung und Erwerbstätigkeitserlaubnis notiert.
- Anerkennung
  - Asyl-Anerkennung
  - Aufenthaltstitel
- Erwerbstätigkeit
  - Arbeitserlaubnis
Aufenthaltsverlauf

Hier sind vergangene und zukünftige Wohnorte einzutragen.
- Aufenthalt und Wohnorte
  - Vorangegangene Aufenthalte
  - Zukünftige Wohnorte

Excel-Import

Mit dem Excel-Import können neue Stammdaten in die Datenbank geladen werden. Ein eigens dafür angelegter, mehrschrittiger Dialog führt durch die dafür notwendigen einzelnen Schritte. Vor dem Import sollte aber unbedingt eine Sicherung des aktuellen Stands angelegt werden! Eine entsprechende Warnung wird angezeigt.

Nach jedem Schritt kann, je nach Fortschritt und Vollständigkeit der Eingaben, entweder auf Abbrechen, Zurück, Weiter und Fertigstellen geklickt werden.

Quelldatenauswahl

Im ersten Schritt muss die Excel-Datei mit den einzufügenden Quelldaten ausgewählt werden. Wenn die Datei geladen ist, wird automatisch das erste Tabellenblatt ausgewählt und die darin enthaltene Kopfzeile analysiert. In den unteren Dropdown-Feldern werden daraufhin - sofern möglich - automatisch die richtigen Werte ausgewählt. Sollte ein anderes Tabellenblatt gewünscht oder eine Auswahl nicht richtig gesezt worden sein, kann dies manuell korrigiert werden.
Interpretation

Hier werden nun die erkannten und aussortierten Datensätze angezeigt, denn nicht alle Zeilen der Excel-Quelldatei müssen einen Datensatz enthalten. Die angezeigten Zeilen sollten überprüft werden, dann kann mit dem nächsten Schritt fortgefahren werden.
Veränderungen

In diesen Schritt werden Veränderungen gegenüber den vorherigen Daten angezeigt. Dazu zählen:
- Neue Daten
- Veränderte Daten
- Entfernte Daten
Nach diesem Schritt ist der Assistent fertig und die Daten werden wie gewünscht importiert.

Ausdruck eines Berichts

Wenn ein Asylbewerber zum Jobcenter wechselt, soll ihm ein Bericht über die zu ihm/ihr erfassten Personendaten mitgegeben werden. Mit einem Klick auf das Druck-Symbol in der Titelleiste öffnet sich ein solcher druckbarer Bericht. Dieser kann über die Tastenkombination STRG + P oder über das Rechtsklick-Kontextmenü gedruckt werden.

Blankoformulare

Die Blankoformulare dienen zur Übermittlung von einzutragenden Daten an den jeweiligen datenpflegenden Mitarbeiter beim Landkreis Kassel. Ausgefüllt werden diese Formulare in ausgedruckter Form von Institutionen wie der VHS.

Zu jeder Kategorie (s.o.) gibt es einen Button zur Vorschau und zum Druck. Die Kategorie Stammdaten kann nicht gedruckt werden, weil diese Daten nur per Excel-Tabelle importiert werden können.

Statistikformulare

Hier können alle Statistiken zu den eingetragenen Daten angesehen und gedruckt werden. Zum zuletzt bekannten Zeitpunkt waren aber noch keine Daten eingetragen, sodass nur Statistiken zu den Stammdaten erstellt wurden. Sie zeigen welche Möglichkeiten es bei der Erstellung von weiteren Statistiken gibt.

Hinweis
Die im Screenshot sichtbaren Statistiken müssen nicht representativ sein! Außerdem gilt: Für aussagekräftige Statistiken sind vollständige Datensätze nötig. Statistiken bilden ein relatives Verhältnis ab, das anderweitig nicht berechnet werden kann.

Code & Tabellen

In den Ordnern Code und Tabellen befinden sich der VBA-Code, der die erweiterte Funktionalität der Datenbank stellt, und zwei Textversionen der Datenbanktabellen: in .csv- und .md-Format. Sie sollen als Hilfestellung für andere Projekte dienen.

Wartung

Sollten Fehler auftauchen oder weitere Funktionen benötigt werden, die über die bereits gegebenen, zugreifbaren hinaus gehen, sollte jemand mit tiefen Access-Kenntnissen diese Änderungswünsche umsetzen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass sonst Änderungen vorgenommen werden, die zu unbeabsichtigten Auswirkungen, wie zu neuen Fehlern, bis hin zum Datenverlust führen können.

Die Datenstruktur auf dem Server ist:

G:\...\
└── Datenbanken\
    └── Asylbewerberdatenbank\
        ├── Ressourcen\
        │   ├── DB\
        │   │   └── AsylDB_20170818.accdb
        │   └── Icons\
        │       ├── AsylDB.jpg
        │       ├── AsylDB.png
        │       ├── AsylDB_2.jpg
        │       ├── AsylDB_2.png
        │       ├── AsylDB_2_jpg.ico
        │       ├── AsylDB_2_png.ico
        │       ├── AsylDB_jpg.ico
        │       └── AsylDB_png.ico
        └── AsylDB.lnk

Empfehlenswert ist von Zeit zu Zeit ein Backup der Datei AsylDB_20170818.accdb anzulegen. Die Datei muss auch an den die Datei wartenden Mitarbeiter versendet werden. Besser ist es, wenn Fehler vor Ort, beim Landkreis, behoben bzw. Funktionen vor Ort hinzugefügt werden. So ist sichergestellt, dass nicht zwei Personen gleichzeitig Änderungen an derselben Datenbank vornehmen.

Der Zugriff auf Bearbeitungselemente in Access muss über einen Umweg erreicht werden: Über das Menü Datei > Datenschutzoptionen öffnet sich der Optionsdialog. Hier können links unter Aktuelle Datenbank alle Einstellungen vorgenommen werden. Zum Bearbeiten empfiehlt sich folgende Konfiguration:

Für normale Benutzer der Datenbank empfiehlt sich die inverse Konfiguration.

Zukunft

Wie es mit der AsylDB und der EhraDB genau weitergeht ist nicht bekannt. Ich, Jonas Thelemann, freue mich, dass ich die Datenbanken noch innerhalb meiner Dienstzeit zu meiner Zufriedenheit und der meiner Kollegen fertigstellen konnte. Da sich der gesamte Asyl-Bereich beim Landkreis aber verkleinert (positive Gründe, negative Auswirkungen), besteht die Gefahr, dass die Datenbank nicht mehr groß zur Anwendung kommt. Nichtsdestotrotz habe ich bei der Arbeit daran sehr viel gelernt und das ist, was zählt!

dargmuesli / asyl-db