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Exchange 365 - Import von Kontakten

Die E-Mail-Adressen der eigenen Active Directory Benutzer werden bei Exchange 365 automatisch dem Adressbuch hinzugefügt, so dass z.B. beim Versand einer E-Mail der Empfänger automatisch vorgeblendet wird.

Existieren jedoch mehrere Schwesterunternehmen, und sind deren Active Directories weder Teil eines gemeinsamen Forests noch gibt es directory synchronization oder ähnliche Mechanismen, dann bleibt zum Austausch von geschäftlichen Kontaktdaten manchmal nur die Möglichkeit, Dateien mit Kontaktdaten auszutauschen und diese Kontaktdaten dann als Kontakt zu importieren. Einen Vorschlag für den automatischen Export der eigenen Benutzerdaten aus dem Active Directory gibt es hier.

Das Script user-import.ps1 importiert die Benutzerdaten aus der CSV-Datei als Exchange 365 Kontakte.

Ausführung

Bei Verwendung von Exchange Online musst du einen Connect mit PowerShell zu Exchange Online herstellen. Bei Verwendung von Exchange on-premises kannst du zur Ausführung z.B. die Exchange Management Shell verwenden.

Zeitsteuerung

Meiner Meinung macht es Sinn dieses Script zeitgesteuert z.B. alle 15 Minuten durch den Task Scheduler ausführen zu lassen. Die Dateien werden von einem UNC-Pfad gelesen, so dass andere Scripte (z.B. in den Schwesterfirmen) diese Dateien als Ziel ihres Exports nutzen können.

Datenschutz

Du solltest vor der Bereitstellung die geltenden Bestimmungen zum Datenschutz beachten und das Script bei Bedarf anpassen.

Customizing

Belege im Script user-import.ps1 folgende Variablen mit sinnvollen Werten:

$organizations = @("schwesterfirma1", "schwesterfirma2")
$share = "share"
$importFolder = "import"

z.B so:

$organizations = @("schwesterfirma1", "schwesterfirma2")
$share = "\\fileserver\share"
$importFolder = "adexport"

Optional: Erzeugen einer Adressliste pro Organisation

Werden viele Kontakte in Exchange importiert geht der Überblick leicht verloren. Es kann daher hilfreich sein, die Kontakte einer Organisation in Adresslisten zu gruppieren. Die Adressliste wird z.B. in Outlook vorgeblendet.

Eine solche Adressliste kann einmalig angelegt werden:

New-AddressList -Name 'schwesterfirma1' -RecipientFilter { Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'person' -and Company -like 'schwesterfirma1*' }
New-AddressList -Name 'schwesterfirma2' -RecipientFilter { Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'person' -and Company -like 'schwesterfirma2*' }
New-AddressList -Name 'schwesterfirma3' -RecipientFilter { Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'person' -and Company -like 'schwesterfirma3*' }

Neu angelegte Adresslisten sind leer, selbst wenn du den RecipientFilter richtig konfiguriert hast. Exchange on-premises kennt das cmdlet Update-AddressList. Das gibt es in Exchange Online nicht mehr, s. auch KB 2955640. Daher kann es notwendig sein, dass du im Exchange Online nach jedem Import diese Adresslisten im Script löschen und neu erzeugen musst.

Datensatzbeschreibung

Feldname	Beschreibung des Inhalts	Beispiel
GivenName	Vorname	Kim
Surname	Nachname	Meiser
DisplayName	Anzeigename	Kim Meiser
Initials	Initialen / Kürzel	KimCM
ObjectGUID	Eindeutige Identifikation dieses Benutzers, wird idealerweise als Identifikation dieses Datensatzes verwendet	5B4BE7E1-0F40-4DC7-98DE-07F6BF9CFDBE
Title	Stellenbezeichnung, Berufsbezeichnung	Chief Architect
Department	Abteilung	IT
Company	Organisation, Firma	Mega Business Inc.
StreetAddress	Straße inkl. Hausnummer	Innovation Street 2a
PostalCode	Postleitzahl	12345
City	Stadt	Springfield
Country	Land	DE
Office	Ort des Büros oder Bürobezeichnung, z.B. Zürich, Saarbrücken oder Frankfurt am Main	Saarbrücken West
EmailAddress	E-Mail-Adresse	[e-mail]
wwwHomePage	Benutzer-Seite im Internet oder Intranet	http://kimcm.de
OfficePhone	Telefon-Nummer Büro Festnetz	[phone]
MobilePhone	Telefon-Nummer mobil	[phone]
Fax	Telefax-Nummer	[phone]
ipPhone	Skype ID oder SIP-Konto	[e-mail]