Come importare elenchi e inventari sommari

[PqlinaM]

Salve,
ecco il problema:

• un archivio è dotato di numerosi strumenti di corredo, come elenchi o inventari sommari;
• gli strumenti di corredo di cui sopra sono stati digitalizzati o redatti direttamente al pc con programmi di videoscrittura;
• è necessario migrare gli inventari in un formato digitale che ne permetta l'aggiornamento e la conservazione.

Ed ecco una soluzione per "migrare" gli inventari in Archimista:

• confrontare il tracciato dell'inventario esistente con quello di Archimista;
• creare le schede di livello alto (fondo, serie, etc.);
• rielaborare il tracciato esistente in modo da avere un file csv che contenga i dati delle unità archivistiche descritte nell'inventario predisposti in tabelle compatibili con il tracciato dati Archimista (tabella "unit" e collegate);
• importare il file csv così creato all'interno dell'inventario digitale creato su Archimista, nel livello corrispondente a quello desiderato (la funzione 'importa csv' è accessibile nella scheda "Unità archivistiche";
• verificare la correttezza dei dati importati.

FINE

NB: Prima di intraprendere l'operazione, è importante valutare bene se lo sforzo sia commisurato all'obiettivo.

Io ho usato questo criterio per importare, ad esempio, l'inventario sommario degli Atti dei notai dell'AS di Belluno, di cui rimaneva una copia cartacea e un vecchio file in Microsoft Access. Le informazioni contenute nell'inventario per descrivere le singole unità archivistiche non sono molto approfondite (numero dell'unità, nome del notaio, tipo di unità documentaria, estremi cronologici, presenza di indici o rubriche), ma il fondo comprende oltre 9.000 unità.

Quella descritta sopra è stata la soluzione più rapida ed efficace, valutando il tempo e le risorse disponibili. Ed è stato anche un modo per verificare la fattibilità di operazioni di questo tipo. In altri casi, ho ritenuto invece di sfruttare altre funzioni di Archimista, come la creazione massiva di unità archivistiche a partire dalla scheda "Unità archivistiche" (vista tabellare).

Allego a questo post una versione (poco) aggiornata della relazione che ho preparato per descrivere il lavoro. Si tratta di "Linee guida" aperte al contributo della Community.

Buon lavoro colleghi archivisti-smanettoni!

Lina Marzotti

20190812-Marzotti-Archimista-Tracciato_unita_archivistica-Agg_20210316.docx